Xuất nhập khẩu hàng hóa: Quy trình thực hiện, rủi ro thường gặp và cách tối ưu chi phí logistics

Xuất nhập khẩu hàng hóa mở ra cơ hội tiếp cận thị trường quốc tế, đa dạng hóa nguồn cung và mở rộng hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, một lô hàng được vận chuyển xuyên biên giới không chỉ phụ thuộc vào hợp đồng mua bán mà còn liên quan đến chính sách mặt hàng, chứng từ, thủ tục hải quan, phương thức vận tải và kế hoạch giao nhận.

1. Xuất nhập khẩu hàng hóa là gì?

Theo Điều 28 Luật Thương mại 2005, xuất khẩu hàng hóa là việc đưa hàng hóa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc vào khu vực hải quan riêng theo quy định; nhập khẩu hàng hóa là việc đưa hàng hóa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài hoặc từ khu vực hải quan riêng.

Cảng biển – cửa ngõ giao thương quốc tế

Tùy theo mô hình kinh doanh và nhu cầu giao dịch, doanh nghiệp có thể thực hiện xuất nhập khẩu trực tiếp, ủy thác qua đơn vị có chức năng phù hợp hoặc tham gia các hoạt động gia công hàng hóa cho đối tác nước ngoài.

Tuy nhiên, việc xác định một giao dịch xuất nhập khẩu không chỉ dừng lại ở hoạt động mua bán. Để tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu hiệu quả, doanh nghiệp cần xem xét ba yếu tố quan trọng:

• Điều kiện pháp lý của hàng hóa: Xác định mặt hàng có thuộc diện cấm xuất nhập khẩu, cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc đáp ứng yêu cầu riêng của thị trường hay không.
• Trách nhiệm giữa các bên: Làm rõ nghĩa vụ giao hàng, thuê vận chuyển, mua bảo hiểm và thanh toán chi phí theo hợp đồng cùng điều kiện Incoterms được lựa chọn.
• Phương án tổ chức chuỗi cung ứng: Xác định phương thức vận tải, kế hoạch lưu kho, thời gian thông quan và phương án giao nhận phù hợp với đặc điểm hàng hóa.

Việc xác định rõ những yếu tố này ngay từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án giao dịch phù hợp, hạn chế điều chỉnh khi hàng đã được vận chuyển và chủ động kiểm soát tổng chi phí.

2. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa

Quy trình xuất nhập khẩu có thể khác nhau tùy loại hàng hóa, thị trường, phương thức vận tải và điều kiện hợp đồng. Dưới đây là các bước cơ bản mà doanh nghiệp cần phối hợp để một lô hàng được thực hiện xuyên suốt.

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

Hợp đồng ngoại thương là cơ sở xác định quyền và nghĩa vụ của người mua, người bán trong giao dịch quốc tế. Các nội dung cần thống nhất bao gồm tên hàng, số lượng, chất lượng, đơn giá, tổng giá trị, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán và điều kiện xử lý khi phát sinh tranh chấp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lựa chọn điều kiện giao hàng theo Incoterms phù hợp với giao dịch, đồng thời quy định rõ trong hợp đồng về nghĩa vụ giao hàng, phân bổ chi phí, thời điểm chuyển giao rủi ro, trách nhiệm mua bảo hiểm và các điều khoản thanh toán liên quan.

Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng và chuẩn bị chứng từ

Trước khi xác nhận phương án vận chuyển, doanh nghiệp cần xác định mã HS dự kiến, chính sách quản lý mặt hàng, thuế suất và các yêu cầu liên quan đến giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc kiểm dịch nếu có.

Một số chứng từ thường gặp trong hoạt động xuất nhập khẩu gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Ghi nhận các điều khoản mua bán giữa người mua và người bán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện thông tin giao dịch và giá trị hàng hóa.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Cung cấp thông tin về số kiện, trọng lượng và quy cách đóng gói.
• Chứng từ vận tải: Vận đơn đường biển (Bill of Lading – B/L) hoặc vận đơn hàng không (Air Waybill – AWB), tùy phương thức vận chuyển.
• Chứng từ xuất xứ hàng hóa (C/O hoặc hình thức chứng nhận xuất xứ phù hợp): Được sử dụng theo quy định áp dụng, yêu cầu của thị trường hoặc khi doanh nghiệp cần chứng minh xuất xứ để xem xét hưởng ưu đãi thuế quan.
• Giấy phép và chứng từ chuyên ngành: Áp dụng với những mặt hàng thuộc diện quản lý tương ứng.

Không phải lô hàng nào cũng cần toàn bộ các chứng từ trên. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào loại hàng hóa, phương thức vận tải, thị trường giao dịch và quy định áp dụng.

Thông tin trên chứng từ cần thống nhất với hàng hóa thực tế và các điều khoản đã thỏa thuận. Nếu sai lệch về tên hàng, số lượng, trọng lượng hoặc trị giá, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh hồ sơ, giải trình hoặc kéo dài thời gian xử lý lô hàng. Đặc biệt, việc xác định mã HS và các điều kiện quản lý nên được thực hiện sớm, thay vì chờ hàng đến cảng mới kiểm tra.

Bước 3: Lựa chọn phương thức vận tải và tổ chức giao nhận

Phương án vận chuyển cần được xây dựng dựa trên đặc tính hàng hóa, khối lượng, thời gian giao hàng, ngân sách và yêu cầu bảo quản. Mỗi phương thức có những ưu điểm và giới hạn riêng:

• Đường biển: Phù hợp với nhiều loại hàng có khối lượng lớn, hàng nguyên container hoặc hàng lẻ; cần tính đến thời gian vận chuyển, lịch tàu và các chi phí tại cảng.
• Đường hàng không: Thích hợp với hàng cần giao nhanh hoặc có giá trị cao; chi phí thường cao hơn và cách tính cước phụ thuộc vào đặc điểm lô hàng.
• Đường bộ và đường sắt: Có thể phù hợp với một số tuyến khu vực, tùy điều kiện hạ tầng, cửa khẩu và yêu cầu giao nhận.
• Vận tải đa phương thức: Kết hợp từ hai phương thức vận tải trở lên để đáp ứng yêu cầu về hành trình, thời gian và chi phí.

Xuất nhập khẩu quốc tế

Bước 4: Khai báo hải quan và hoàn tất thủ tục thông quan

Doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền thực hiện khai báo hải quan, nộp hoặc xuất trình hồ sơ theo quy định và hoàn thành nghĩa vụ thuế liên quan. Tùy loại hàng hóa, hồ sơ và kết quả phân luồng, lô hàng có thể cần kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc hoàn thành các thủ tục chuyên ngành trước khi được thông quan.

Bước 5: Nhận hàng, giao hàng và đối soát chi phí

Sau khi đáp ứng các điều kiện cần thiết, hàng hóa được giao cho người nhận hoặc bàn giao theo thỏa thuận. Doanh nghiệp cần kiểm tra số lượng, tình trạng hàng, chứng từ bàn giao và các thông tin liên quan đến quá trình vận chuyển.

Đồng thời, cần đối chiếu chi phí thực tế với kế hoạch ban đầu, bao gồm cước vận chuyển, phí xử lý, lưu kho, lưu container, thuế và các khoản phụ phí phát sinh nếu có.

3. Những rủi ro cần lưu ý khi thực hiện xuất nhập khẩu

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, rủi ro thường không xuất hiện riêng lẻ mà có thể kéo theo nhiều hệ quả liên quan. Một sai sót ở khâu chuẩn bị chứng từ có thể ảnh hưởng đến thông quan, làm thay đổi lịch nhận hàng và dẫn đến chi phí lưu kho ngoài dự kiến.

• Sai mã HS hoặc chưa kiểm tra đầy đủ chính sách mặt hàng: Mã HS là căn cứ quan trọng để xác định thuế suất và các yêu cầu quản lý. Phân loại chưa chính xác có thể dẫn đến khai báo sai, phải điều chỉnh hồ sơ, nộp bổ sung thuế hoặc chịu biện pháp xử lý theo quy định. Doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc tính, thành phần, công dụng và tài liệu kỹ thuật khi xác định mã HS.
• Chưa đáp ứng quy tắc xuất xứ để hưởng ưu đãi thuế quan: Hàng hóa được vận chuyển từ một quốc gia không đồng nghĩa hàng hóa có xuất xứ ưu đãi tại quốc gia đó. Doanh nghiệp cần kiểm tra hiệp định áp dụng, tiêu chí xuất xứ và chứng từ chứng minh từ sớm để chủ động khi làm thủ tục.
• Chứng từ không thống nhất hoặc chuẩn bị không đúng thời điểm: Sai lệch giữa hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai hải quan có thể khiến quá trình xử lý kéo dài. Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục chứng từ theo từng loại hàng và thiết lập bước kiểm tra chéo trước khi gửi hồ sơ.
• Phân định trách nhiệm và dự toán chi phí chưa đầy đủ: Ngoài cước vận chuyển, doanh nghiệp còn phải thanh toán phí xử lý tại cảng, phí chứng từ, lưu kho, lưu container, thuế và các phụ phí khác. Doanh nghiệp cần đọc kỹ điều kiện Incoterms được lựa chọn và quy định cụ thể các nội dung thanh toán, bảo hiểm, chứng từ trong hợp đồng.

Khai thác cảng và logistics

4. Cách tối ưu chi phí logistics trong hoạt động xuất nhập khẩu

Chi phí logistics không chỉ bao gồm cước vận chuyển mà còn liên quan đến phí xử lý tại cảng, lưu kho, lưu container, trung chuyển và các khoản phụ phí phát sinh. Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá tổng chi phí của toàn bộ phương án giao nhận thay vì chỉ so sánh giá cước giữa các nhà cung cấp.

Một số biện pháp dưới đây có thể giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát chi phí và hạn chế gián đoạn trong quá trình xuất nhập khẩu:

Chủ động kế hoạch nhận hàng để hạn chế phí lưu container, lưu bãi

Đối với hàng nhập khẩu bằng container, doanh nghiệp cần theo dõi thời gian hàng đến, tình trạng thông quan và khả năng bố trí phương tiện nhận hàng. Đồng thời, cần xác nhận thời gian miễn phí lưu container và lưu bãi theo điều kiện thực tế của hãng tàu, cảng hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ.

Cần phân biệt các khoản phí thường phát sinh khi container vượt thời gian miễn phí:

• Demurrage: Phí phát sinh khi container lưu tại cảng hoặc bãi của cảng vượt quá thời gian miễn phí theo điều kiện áp dụng.
• Detention: Phí phát sinh khi container được đưa ra khỏi cảng hoặc bãi nhưng chưa được hoàn trả đúng thời hạn miễn phí quy định.
• Phí lưu bãi (Storage): Phí sử dụng diện tích lưu giữ hàng hóa hoặc container tại cảng, bãi theo biểu phí và điều kiện áp dụng.

Do cách tính và phạm vi áp dụng có thể khác nhau giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp cần kiểm tra biểu phí, thời gian miễn phí và thời điểm bắt đầu tính phí cho từng lô hàng.

Lựa chọn phương án gom hàng và trung chuyển phù hợp

Với những lô hàng chưa đủ số lượng để đóng nguyên container, doanh nghiệp có thể cân nhắc phương án hàng lẻ (LCL) để chia sẻ không gian container với các lô hàng khác. Ngược lại, khi lượng hàng đủ lớn, phương án hàng nguyên container (FCL) có thể phù hợp hơn về cách tổ chức đóng hàng và giao nhận.

Ngoài ra, với một số tuyến vận chuyển, doanh nghiệp có thể xem xét phương án trung chuyển hoặc sử dụng cảng cạn (ICD) khi điều kiện tuyến đường, lịch vận chuyển và năng lực xử lý đáp ứng yêu cầu.

Vận tải đa phương thức

Tuy nhiên, không phải phương án gom hàng hay trung chuyển nào cũng giúp giảm tổng chi phí. Doanh nghiệp cần so sánh cước vận chuyển, phí gom và tách hàng, thời gian chờ, chi phí vận chuyển nội địa và các khoản xử lý tại điểm trung chuyển trước khi quyết định.

Phối hợp thủ tục hải quan với kế hoạch vận chuyển

Chậm hoàn thiện hồ sơ hoặc chưa xác định rõ yêu cầu quản lý mặt hàng có thể khiến hàng hóa phải chờ xử lý, ảnh hưởng đến lịch nhận hàng và làm phát sinh chi phí liên quan.

Doanh nghiệp nên rà soát chính sách mặt hàng, mã HS, giấy phép và chứng từ cần thiết trước khi triển khai giao dịch. Khi sử dụng dịch vụ khai báo hải quan, cần cung cấp hồ sơ đầy đủ, thống nhất đầu mối phối hợp và theo dõi tình trạng xử lý để kịp thời bổ sung thông tin khi được yêu cầu.

Việc phối hợp giữa đơn vị vận tải, đơn vị khai báo hải quan và bộ phận phụ trách hàng hóa giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc cập nhật tiến độ, bố trí nhận hàng và hạn chế thời gian chờ không cần thiết.

Nhìn chung, tối ưu chi phí logistics đòi hỏi doanh nghiệp kết hợp nhiều biện pháp thay vì chỉ tìm kiếm mức cước thấp nhất. Kế hoạch vận chuyển phù hợp, chứng từ được chuẩn bị đúng thời điểm và phương án tiếp nhận hàng được bố trí đồng bộ sẽ tạo điều kiện kiểm soát chi phí hiệu quả hơn trong toàn bộ chuỗi cung ứng.